Nächstes Jahr gibt es eine wichtige Änderung, wenn es um Rechnungen geht. Denn ab dem 01.01.2025 tritt schrittweise die Pflicht zur E-Rechnung in Kraft. Das bedeutet, dass Unternehmen in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen. Das Ganze ist im Wachstumschancengesetz geregelt und betrifft Unternehmen, die mit gewerblichen Auftragnehmern und Auftraggebern im Inland zusammenarbeiten. Langfristiges Ziel dieser Maßnahme ist es, Papierrechnungen im B2B-Bereich (Business to Business) bis spätestens 2028 abzuschaffen.
Ausgenommen sind lediglich Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrkarten. Diese dürfen auch weiterhin zum Beispiel in Papierform ausgestellt werden. Was das für Werkstätten bedeutet, lest ihr in diesem Blogbeitrag.
Was genau ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung)?
Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU (EN16931) ist eine Rechnung, die in einem bestimmten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Konkret handelt es sich beispielsweise um XRechnungen, welche bereits im öffentlichen Auftragswesen eingesetzt werden oder Rechnungen im ZUGFeRD-Format (Kombination aus XML-Datei und einem PDF). Beide Typen erfüllen die Formats-Anforderungen. Der Vorteil ist, dass diese Rechnungen im XML-Format eine automatische, elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein an eine E-Mail angehängtes PDF oder Bild gilt daher nicht als elektronische Rechnung, denn diese können nicht automatisiert verarbeitet werden.
Wie geht es weiter?
Für die Jahre 2025 bis 2027 sind also erstmal Übergangsregelungen geplant. Somit soll den Unternehmen ausreichend Zeit für die Umsetzung gegeben werden. Zunächst sind Unternehmen nur verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Im nächsten Schritt, also ab dem 01.01.2027, müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro nur noch E-Rechnungen an Geschäftskunden versenden. Ab dem 01.01.2028 gilt diese Verpflichtung auch für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro und sind zwingend einzuhalten.
Was ist zu tun?
Die Betriebe müssen sich auf diese Änderung einstellen, was mit einigem Aufwand verbunden sein kann. Damit Unternehmen dieser Anforderung gerecht werden können, wird eine bestimmte Visualisierungssoftware benötigt. Diese sollte idealerweise in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen, zu empfangen und zu archivieren. Denn auch die Archivierung von Eingangsrechnungen ist ein wichtiges Thema. Denn nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD) muss eine elektronische Speicherung für mindestens zehn Jahre erfolgen. Denkbar ist hier zum Beispiel eine Cloud-Lösung. Unternehmen, die sich zu diesem Thema noch beraten lassen möchten, können sich beispielsweise an ihren Steuerberater oder einen IT-Dienstleister wenden.
